Ein Anschreiben für eine Bewerbung ist weit mehr als nur ein formales Begleitschreiben zum Lebenslauf. Es ist Ihre erste, direkte Arbeitsprobe – und nirgendwo ist dies wichtiger als bei einer Bewerbung zur Bürokraft. In diesem Berufsfeld sind Organisation, fehlerfreie Kommunikation und ein professionelles Auftreten die Kernkompetenzen. Ein unstrukturiertes, fehlerhaftes oder unpersönliches Anschreiben signalisiert dem Personalverantwortlichen sofort, dass der Bewerber genau diese Kernkompetenzen nicht besitzt. Ein herausragendes Anschreiben hingegen beweist Ihre Eignung, bevor der Leser überhaupt Ihren Lebenslauf aufgeschlagen hat. Es ist Ihre Chance, Ihre Sorgfalt, Ihre Motivation und Ihre Persönlichkeit zu zeigen und sich von der Masse abzuheben.

Der formale Aufbau: Das Fundament der Professionalität

Noch bevor der Inhalt überzeugt, muss die Form stimmen. Ein Anschreiben ist ein Geschäftsbrief. Für eine Bürokraft ist das Wissen um die korrekte Struktur eine Grundvoraussetzung.

Ganz oben stehen Ihre vollständigen Kontaktdaten (Absender). Darunter folgt, sauber abgesetzt, die vollständige Anschrift des Unternehmens und des Ansprechpartners (Empfänger). Das Datum gehört rechtsbündig über die Betreffzeile.

Die Betreffzeile ist entscheidend. Sie muss klar und informativ sein. Nennen Sie die exakte Position, auf die Sie sich bewerben, und idealerweise die Referenznummer aus der Stellenausschreibung. Sie wird fett gedruckt und enthält niemals das Wort “Betreff”. Zum Beispiel:

Bewerbung als Bürokraft (m/w/d), Kennziffer 12345

Nach der Betreffzeile folgt die persönliche Anrede. “Sehr geehrte Damen und Herren” ist nur die Notlösung. Recherchieren Sie immer den zuständigen Ansprechpartner und adressieren Sie Ihr Schreiben direkt an diese Person.

Die Einleitung: Vermeiden Sie die “Hiermit bewerbe ich mich”-Falle

Der erste Satz entscheidet darüber, ob Ihre Bewerbung mit Interesse oder mit einem Gähnen gelesen wird. Der häufigste Fehler ist die langweiligste Floskel im deutschen Sprachgebrauch: “Hiermit bewerbe ich mich um die Stelle als…”. Diese Information steht bereits in der Betreffzeile.

Starten Sie stattdessen aktiv und motiviert. Zeigen Sie, dass Sie sich mit dem Unternehmen oder der Stelle auseinandergesetzt haben.

• Der direkte Ansatz: “Sie suchen eine organisationsstarke und zuverlässige Unterstützung für Ihr Team? Mit meiner mehrjährigen Erfahrung in der administrativen Verwaltung bin ich überzeugt, Ihnen genau das bieten zu können.”
• Der motivierte Ansatz: “Mit großem Interesse habe ich Ihre Stellenausschreibung auf [Plattform] gelesen. Die Möglichkeit, meine organisatorischen Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld wie dem Ihren einzubringen, hat mich sofort angesprochen.”
• Der Bezugs-Ansatz (nach Telefonat): “Vielen Dank für das freundliche und informative Telefongespräch am [Datum]. Wie besprochen, übersende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen.”

Der Hauptteil: Ihr Mehrwert als Bürokraft (und wie Sie ihn beweisen)

Dies ist das Herzstück Ihres Anschreibens. Hier müssen Sie die Frage beantworten: “Warum sind Sie die richtige Person für diesen Job?” Der Fehler, den viele machen, ist, einfach ihren Lebenslauf in Prosaform nachzuerzählen. Der Personalverantwortliche möchte keinen Lebenslauf lesen – er möchte sehen, wie Ihre Fähigkeiten die Probleme des Unternehmens lösen.

Lesen Sie die Stellenausschreibung wie einen Anforderungskatalog. Identifizieren Sie die drei wichtigsten geforderten Kompetenzen und belegen Sie diese mit konkreten Beispielen.

Thema 1: Organisations- und Verwaltungskompetenz Als Bürokraft ist dies Ihre Kernkompetenz. Sagen Sie nicht nur: “Ich bin organisiert.” Beweisen Sie es.

• Stattdessen: “In meiner aktuellen Position bei der Mustermann GmbH bin ich eigenverantwortlich für die gesamte Termin- und Reisekoordination der Abteilungsleitung zuständig. Dazu gehört auch die Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive der Erstellung der Protokolle.”

Thema 2: Software- und EDV-Kenntnisse Büroarbeit ist digital. Nennen Sie die Programme, die Sie beherrschen, und verbinden Sie sie mit einer konkreten Anwendung.

• Stattdessen: “Den sicheren Umgang mit gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen setze ich voraus. Insbesondere in der Erstellung komplexer Serienbriefe und der Datenpflege mittels Pivot-Tabellen verfüge ich über fundierte Kenntnisse.”

Thema 3: Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit Als Bürokraft sind Sie oft die erste Anlaufstelle – am Telefon und per E-Mail, für Kunden und Kollegen.

• Stattdessen: “Als Schnittstelle zwischen Kunden und internen Abteilungen gehört ein freundlicher und serviceorientierter Kommunikationsstil zu meinen Stärken. Ich sorge dafür, dass Anfragen schnell und korrekt an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.”

Der Unternehmensbezug: Warum dieses Unternehmen?

Ein Anschreiben, das Sie an fünfzig verschiedene Firmen schicken könnten, ist ein schlechtes Anschreiben. Sie müssen dem Unternehmen zeigen, warum Sie ausgerechnet dort arbeiten möchten. Dies erfordert 15 Minuten Recherche auf der Webseite des Unternehmens.

Was beeindruckt Sie? Die Branche? Die Produkte? Die Firmenphilosophie?

• Beispiel: “Besonders angesprochen hat mich Ihr Engagement im Bereich [Nachhaltigkeit/Digitalisierung], wie es auf Ihrer Webseite beschrieben wird. Einem Team beizutreten, das nicht nur serviceorientiert, sondern auch zukunftsorientiert arbeitet, ist meine große Motivation.”

Der Schluss: Ein selbstbewusster und klarer Abgang

Beenden Sie Ihr Anschreiben ebenso stark, wie Sie es begonnen haben. Vermeiden Sie den Konjunktiv (“Ich würde mich über ein Gespräch freuen…”). Seien Sie selbstbewusst und proaktiv.

Nennen Sie Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin und, falls in der Ausschreibung gefordert, Ihre Gehaltsvorstellung.

• Beispiel: “Mein frühestmöglicher Eintrittstermin ist der [Datum]. Meine Gehaltsvorstellung liegt bei [Zahl] Euro brutto pro Jahr.”
• Der Schlusssatz: “Ich freue mich darauf, Sie in einem persönlichen Gespräch von meinen Fähigkeiten und meiner Motivation zu überzeugen.”

Beenden Sie das Schreiben mit der formal korrekten Grußformel “Mit freundlichen Grüßen” und Ihrer (digital eingefügten oder eingescannten) Unterschrift. Ein fehlerfreies, maßgeschneidertes Anschreiben ist der beste Beweis dafür, dass Sie die ideale Bürokraft sind.